Ein Interview mit Tanja Wälzholz (Tanja Wälzholz Consulting)
Tanja Wälzholz von Tanja Wälzholz Consulting berichtet von Ihren Erfahrungen bei der Einführung von RPAS®, der Risikomanagementsystemlösung von GUKSA, bei der Steinbeis-Hochschule.
Wer sind Sie und was ist Ihre Tätigkeit?
Mein Name ist Tanja Wälzholz. Als selbstständige Unternehmensberaterin bin ich bei Organisationen unterschiedlichster Art und Größe im Einsatz. Aktuell leite ich das Projekt zur Systemakkreditierung der Steinbeis-Hochschule.
Seit wann bieten Sie Consulting-Dienstleistungen an und an welche Kundengruppe richten Sie sich speziell?
Seit Abschluss meines Studiums zum Diplom-Wirtschaftsingenieur an der TU Darmstadt war ich nebenberuflich in kleinem Umfang selbstständig im Einsatz. Erst 2006 habe ich mich dann mit Tanja Wälzholz Consulting selbstständig gemacht. Meine Kunden gehören vor allem zu den Automobilzulieferern, darunter sind Unternehmen vom globalen Konzern bis zum kleinen Familienunternehmen. Seit vielen Jahren bin ich insbesondere bei den Dienstleistungsunternehmen der Automobilbranche unterwegs. Mein zweites berufliches Standbein ist die Beratung von Hochschulen.
Was macht Ihnen an Ihrem Beruf am meisten Spaß?
Am meisten begeistert mich die Zusammenarbeit mit Unternehmen bzw. Organisationen, die wirklich etwas nachhaltig zum Besseren verändern wollen. Als Teil eines Teams, in dem dies die Motivation ist, macht mir mein Beruf ganz besonders viel Freude.
Wie kam der Kontakt mit der GUKSA GmbH zu Stande?
Manuel Cordas dos Santos ist seit vielen Jahren ein lieber Kollege. Wir waren beide Automobile 3rd Party Auditoren bei der DQS und haben das ein oder andere TS 16949 Audit gemeinsam durchgeführt. Außerdem waren wir beide Mitglieder des VDA Arbeitskreises zu Kundenspezifischen Anforderungen/ CSR. Seit einigen Jahren führe ich im Hause MCS/Guksa inhouse VDA-Lizenzschulungen und Prüfungen für Auditoren durch. Am Rande dieser Veranstaltungen in Lüdenscheid hielt mich Herr Santos immer gerne über die neu- und weiterentwickelten GUKSA Software Module auf dem Laufenden.
Wie bewerten Sie aus Ihrer Sicht die Zusammenarbeit mit GUKSA?
Die Zusammenarbeit mit den Kollegen von GUKSA ist für mich sehr wertvoll. In Projekten, bei denen GUKSA Softwareprodukte eingesetzt werden, passen wir als Team die Software maßgeschneidert auf den jeweiligen Kunden an. Es ist ein echtes Miteinander, bei dem jeder sein Wissen und seine Erfahrung einbringt, und wir so zu optimalen Lösungen kommen.
Und was ist Ihr derzeitiges gemeinsames Projekt?
Aktuell arbeiten wir zusammen am Projekt zur Systemakkreditierung der Steinbeis-Hochschule. Zur Systemakkreditierung wird in der Hochschule ein einheitliches, zentrales QM-System implementiert. Hierbei kommt zur Abbildung der Prozesslandschaft das GUKSA Modul PB+ zum Einsatz. Dieses Softwaremodul hat uns ermöglicht, innerhalb weniger Monate ein einheitliches, prozessorientiertes QM-System abzubilden, das wir in Workshops zusammen mit GUKSA und den Fakultäten der Hochschule erarbeitet haben. Die einheitliche Prozesslandschaft wurde dann im PB+ in die Fakultäten bzw. Zweigstellen der Hochschule übernommen. Im PB+ werden jetzt alle QM-relevanten Vorgabedokumente zentral zur Verfügung gestellt und sind so für alle Mitarbeiter der Steinbeis-Hochschule verfügbar – eine wichtige Voraussetzung für ein funktionierendes Managementsystem. Zur Überprüfung, ob alle internen und externen Vorgaben in den Fakultäten und Zweigstellen auch umgesetzt werden, führen wir prozessorientierte, risikobasierte Audits durch. Dazu kommt die GUKSA Auditmanagementsoftware RPAS® zum Einsatz. Hiermit erkennt die Hochschulleitung auf einen Blick, welchen Status das QM-System einer Zweigstelle bezüglich der Systemakkreditierungsanforderungen hat. Bei identifizierten Risiken werden im Rahmen der Audits Maßnahmen vereinbart. Auch dabei unterstützt das RPAS®-Modul mit dem integrierten Maßnahmenmanagement. Somit unterstützt GUKSA den PDCA-Zyklus im QM-System der Steinbeis-Hochschule durchgängig.
Warum interessiert sich die Steinbeis-Hochschule für ein Risikomanagementsystems?
Im Rahmen des Projektes zur Systemakkreditierung der Steinbeis-Hochschule gilt es, die mit einer Systemakkreditierung einhergehenden Risiken zu managen. Hier kommen zu den Risiken aus hochschulrechtlichen Vorgaben, die auf alle Hochschulen zutreffen, auch noch die wirtschaftlichen Risiken hinzu, da die Steinbeis-Hochschule eine private Hochschule in der Rechtsform einer GmbH ist.
Welche Herausforderungen sehen Sie generell in Bezug auf die Einführung von Risikomanagementsystematiken?
Generell ist bei der Einführung eines Risikomanagementsystems zu berücksichtigen, ob die dafür notwendigen Ressourcen vorhanden sind, oder ob ggf. zusätzliche Ressourcen zu beschaffen sind. Insbesondere zur Implementierung eines Risikomanagementsystems sollte ein Projekt mit einer entsprechenden Projektorganisation eingerichtet werden. Dazu gehört alles, was ein gutes Projektmanagement ausmacht – vor allem eine mit angemessenen Kompetenzen und notwendiger Qualifikation ausgestattete Projektleitung. Zum Projektteam gehören Führungskräfte und Mitarbeiter aus allen Organisationseinheiten. Ich denke schon daran wird deutlich, dass die Einführung eines Risikomanagementsystems nicht einfach so neben dem Tagesgeschäft laufen kann. Vor Einführung ist zu prüfen, welche anderen Managementsysteme bereits in der Organisation implementiert sind und gelebt werden. Wenn z. B. ein gut funktionierendes, wirklich prozessorientiertes QM-System, oder sogar ein integriertes Managementsystem, mit der entsprechenden Infrastruktur vorhanden ist, erleichtert das die Implementierung des Risikomanagementsystems natürlich. Dann ist noch zu prüfen, welche Software zur Unterstützung des Risikomanagementsystems im gegebenen Umfeld Sinn macht.
Und was sehen Sie als die größte Herausforderung in der Einführungsphase an?
Aus meiner Erfahrung liegt die größte Herausforderung bei der Implementierung eines Risikomanagementsystems in der herrschenden Unternehmenskultur bzw. im Mindset der Führungskräfte. Eine der wichtigsten Managementaufgaben im Umgang mit einem Risikomanagementsystem ist es, sich den Risiken wirklich stellen zu müssen. Risikomanagement bedeutet in erster Linie, sich der Risiken bewusst zu werden und sie zu bewerten. Die Konsequenz dessen ist, dass Maßnahmen aufgesetzt und implementiert werden müssen, um die erkannten Risiken zu managen. Und genau diese Transparenz und der daraus resultierende Handlungsdruck schmeckt den meisten Geschäftsführungen nicht wirklich. Auch im Projekt mit der Steinbeis-Hochschule ist genau dies die größte Herausforderung. Durch die internen Audits mit der RPAS®-Systematik wird der Status des QM-Systems der Hochschulleitung/ Zentrale und der einzelnen Fakultäten nicht nur transparent, sondern durch die grafische Darstellung in der Risiko-Map deutlich sichtbar und zudem vergleichbar. Das finden viele Kollegen gut und manche weniger gut – genau wie in jedem anderen Unternehmen auch. Interessanterweise ist die Akzeptanz der Darstellung der Risikoanalyseergebnisse in der Risiko-Map bei den Fakultäten bzw. Zweigstellen dort am höchsten, wo Risikomanagement zum Lehrgebiet gehört, also überall dort, wo man vertraut ist im Umgang mit Risikomanagementsystematiken.
Wie sehen Sie in diesem Zusammenhang die Systemakkreditierung bei Hochschulen?
Die Anforderungen, die die Systemakkreditierung an eine Hochschule stellt, fordern – wie der Name schon impliziert – die Hochschule, sich mit allen Fakultäten und der Hochschulleitung als ein System mit einem gemeinsamen Managementsystem zu sehen. Erst einmal scheint das im Widerspruch zur gesetzlich verankerten Autonomie der Fakultäten zu stehen. Je nachdem, wie ein einheitliches QM-System in einer Hochschule implementiert wird, ist daher auch eine Systemakkreditierung an Hochschulen schwierig und manchmal sogar unmöglich. Ein zentral vorgegebenes QM-System, das die Individualität der Fakultäten nicht ausreichend bzw. gar nicht berücksichtigt, ist zum Scheitern verurteilt, oder wird zum reinen Papiertiger, im wahrsten Sinne des Wortes!
Was ist also als Voraussetzung für eine erfolgreiche Systemakkreditierung anzusehen?
Eine Systemakkreditierung kann nach meiner Erfahrung nur dann erfolgreich sein, wenn die Individualität der Fakultäten in größtmöglichem Maß erhalten bleibt und alle Betroffenen zu Beteiligten am Projekt gemacht werden. Für eine solche Vorgehensweise braucht man wahrhaftige Hochschul-Präsidien, ein engagiertes Projektteam, eine kompetente Projektleitung und nicht zuletzt eine durchgängige Systematik, um die Risiken, die eine Systemakkreditierung in sich birgt, zielführend und vor allem nachhaltig zu managen. Genau deshalb haben wir uns für die Zusammenarbeit mit GUKSA und insbesondere RPAS® entschieden.
Welche Vorteile und Besonderheiten sehen Sie speziell in der RPAS®-Systematik?
Wie bereits angesprochen: Vor allem die Möglichkeit, die gewichteten Risiken, die für das Managementsystem eines Unternehmens in einer Grafik sichtbar zu machen, und die damit verbundene Möglichkeit des Vergleichs unterschiedlicher Standorte bzw. Fakultäten bei Hochschulen untereinander bzw. über den Projektverlauf. Außerdem ist aus meiner Sicht das integrierte Tool für das Maßnahmenmanagement ein großer Vorteil. RPAS® bietet die Möglichkeit, den Plan-Do-Check-Act-Regelkreis durchgängig in der Organisation mit allen zugehörigen Prozessen und Organisationseinheiten umzusetzen. RPAS® ist verknüpft mit der Abbildung des prozessorientierten Managementsystems und allen damit verbundenen internen und externen Vorgabe-Dokumenten. Über die individuelle Definition der Risikofaktoren der Organisation im RPAS® wird das Risikomanagementsystem zum Garanten für die Umsetzung der Unternehmensstrategie. Das bedeutet, mit der RPAS®-Systematik betreibt man Policy Deployment durch Strategieumsetzung im operativen Tagesgeschäft. Richtig eingesetzt ist RPAS® ein operatives Strategie-Umsetzungs-System, und damit Unterstützung für die nachhaltige strategiefokussierte Entwicklung eines Unternehmens.
Was wird das Projekt kurzfristig und langfristig die Steinbeis-Hochschule bedeuten?
Für die Steinbeis-Hochschule bedeutet die Implementierung des Risikomanagementsystems kurzfristig:
- Die Möglichkeit, schnell und gleichzeitig nachhaltig ein einheitliches QM-System in der gesamten Hochschule zu implementieren,
- Den Nachweis des Reifegrades der QM-Systeme in den individuellen Fakultäten bzw. Zweigstellen,
- Die Chance den Umsetzungsgrad der Akkreditierungsanforderungen in den Zweigstellen über den Projektverlauf aufzuzeigen,
- Gezielte Maßnahmen aufzusetzen, um die Risiken im Projekt zu minimieren,
- Den objektiven Nachweis zu erbringen, dass die Hochschule ein funktionierendes QM-System implementiert hat und dieses auch lebt,
- Den Erhalt der Systemakkreditierungsurkunde und damit die Möglichkeit, Studiengänge selbst zu akkreditieren.
Langfristig bedeutet es für die Steinbeis-Hochschule:
- Die nachhaltige Sicherung der Qualität von Forschung und Lehre in der Steinbeis- Hochschule, und damit
- Die operative Umsetzung der strategischen Ausrichtung der Steinbeis-Hochschule.
- Gewappnet zu sein für alle neuen bzw. zusätzlichen Anforderungen, die auf die Hochschule zukommen, wie z. B. eine Institutionelle Akkreditierung.
Wie sehen Sie die Zukunft des Risikomanagements? Kann RPAS® auch für andere Unternehmen eine Lösung darstellen?
Je intensiver ich mich mit RPAS® beschäftige und mit dieser umfassenden Systematik operativ im Projekt arbeite, umso klarer wird mir, wie wertvoll dieses durchgängige Risikomanagementsystem auch für andere Unternehmen sein kann. Aus meiner Sicht ist RPAS® zum einen das perfekte Werkzeug, um die operativen Risiken in einer Organisation zu managen. Und zwar, weil die Risiken jederzeit sehr transparent, nach der Bedeutung für die Organisation gewichtet, grafisch sichtbar werden, und gleichzeitig über das Maßnahmenmanagement mit den entsprechenden, angemessenen Prioritäten gemanagt werden können. Zum anderen bietet RPAS® über die unternehmensindividuelle Definition der Risikofaktoren die Möglichkeit zur systematischen Strategieumsetzung und -verfolgung in den wertschöpfenden Prozessen einer Organisation und kann so nachhaltigen Erfolg ermöglichen.
Vielen Dank für das Interview, Frau Wälzholz.
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