GUKSA DOCS

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System-Hinweis

Diese Anwendung läuft nur auf Windows Systemen ab der Version 7 mit installiertem Microsoft .NET-Framework (Version 4.6.2).

Zuordnen und einfach wiederfinden

Prozessorientiertes Dokumentenmanagement

Beschreibung

Das Modul DOCS dient zur Verwaltung der unternehmens- bzw. prozessrelevanten Dokumente (dokumentierte Informationen) Ihres Unternehmens.
Neue Versionen oder Änderungen dieser Dokumente können vollständig und transparent dargestellt werden.

Nutzen für Ihr Unternehmen

Unterschiedliche Speicherorte/Lagerorte der Dokumente innerhalb Ihres Unternehmens werden beseitigt, indem ein zentrales Online-Tool angewendet wird.

Ihre Mitarbeiter greifen somit stets auf die aktuellen Versionen der relevanten Dokumente zu und können diese schnell und einfach finden. Durch entsprechende Sichtberechtigungen sieht jeder Anwender nur die für Ihn relevanten/freigegebenen Dokumente, so dass auch Anforderungen an Datenschutzbestimmungen erfüllt werden.

Neue und zu prüfende Dokumente werden für jeden Anwender sofort ersichtlich, was die Pflege der Dokumente Ihres Unternehmens für alle Mitarbeiter erheblich reduziert.

DOCS stellt ihre Grundlage für Dokumentmanagement dar, um z.B. Zertifizierungen nach ISO 9001 erreichen/halten zu können.

Anlage der Dokumente

Alle Dokumente Ihres Unternehmens werden mit wesentlichen Informationen, wie z.B. ihrer Prozesszugehörigkeit, Art, Prüfungsintervall und Archivierungsdauer versehen. Die Dateien der Dokumente lassen sich bequem über Drag & Drop in die Anwendung speichern.

Dokumenten Workflow

Bevor ein Dokument für Ihre Mitarbeiter einsehbar wird, können Prüfungen und Freigaben für das jeweilige Dokument vorgesehen werden. Erst nach Durchführung dieses Workflows wird das Dokument für Ihre Mitarbeiter sichtbar. Die relevanten Personen werden per E-Mail informiert.

Zugriff

Ihre Mitarbeiter können die Dokumente ihres Unternehmens über verschiedene Wege aufrufen:

1. Eine Suchansicht liefert alle Dokumente, die mit bestimmten Suchwörtern übereinstimmen

2. Eine Übersicht aller Dokumente des Systems bietet die Möglichkeit zur Suche nach bestimmten Wörtern sowie die Filterung nach gewissen Informationen, wie z.B. Dokumentart.

3. Mit dem Modul PB+ und der Zuordnung von Dokumenten zu den Prozessen Ihres Unternehmens werden die Dokumente bei dem jeweiligen Prozess aufgelistet. Die Prozessverantwortlichen sehen so auf einen Blick, welche Vorgabedokumente für sie relevant sind.

4. Darstellung von neuen und zu bearbeitenden Dokumenten

Erweiterbarkeit

Die GUKSA GmbH bietet in ihrem Produktportfolio weitere Softwarelösungen an, die miteinander verknüpft werden können und somit eine redundante Darstellung und Pflege überflüssig machen. GUKSA entwickelt und erweitert seine Softwareprodukte permanent gemäß den Anforderungen des Marktes weiter, um Ihnen stets bedarfsgerechte Lösungen anbieten zu können.

>PB+

Das Modul PB+ dient zur Umsetzung eines modernen Prozessmanagements und beschleunigt und vereinfacht sowohl dessen Einführung als auch dauerhafte Verwaltung in Ihrem Unternehmen erheblich. Neben der signifikanten Ressourcenersparnis führt dies ebenso zu einem neuen Denkansatz Ihrer Mitarbeiter in Bezug auf deren eigene Prozessverantwortlichkeiten sowie auf die wesentlichen Funktionen und Aufgaben des Unternehmens.

>ATS

Das Modul ATS dient zur Analyse von (technischen) Dokumenten und kann die Dokumente des Modul DOCS als Basis verwenden. So kann praktisch jedes Dokument vollständig und fachbezogen analyisert werden.

>TODO

Das Modul TODO ergänzt die Erfassung von durchzuführenden Aufgaben innerhalb Ihres Unternehmens um einen Bezug auf durch Audits ermittelte Abweichungen. So wird schnell klar, welche Aufgaben zur Abstellung von ermittelten Abweichungen notwendig sind.